Apartman Yönetim Programı Nasıl Seçilir? İhtiyaca Göre Ağırlıklı Değerlendirme Listesi

Kısa cevap: Önce kendi ihtiyacınızı yazın (bölüm sayısı, tahsilat yolu, muhasebe düzeni, kaç kişinin erişeceği). Sonra her aday programı aynı ölçütlerle deneyerek puanlayın ve ölçütlere kendi önceliğinize göre ağırlık verin. Tek bir "doğru" ürün tipi yoktur; aynı kategori içindeki ürünler bile banka kapsamı, veri devri ve fiyat koşullarında birbirinden ayrılır.

Son kontrol: 27 Eylül 2026. Bu yazı Yonevo tarafından yazılmıştır; diğer ürünlerle ilgili iddia içermez. Her ürünün güncel özelliklerini üreticisinden ve deneme sürümünden doğrulayın.

Önce ihtiyacı yazın

Ölçek: Kaç bağımsız bölüm, kaç blok, kaç site yönetiyorsunuz?
Tahsilat yolu: Ödemelerin ne kadarı havale/EFT, ne kadarı nakit veya kartla geliyor?
Muhasebe düzeni: İşletme defteri mantığı yeterli mi, çift taraflı kayıt (yevmiye, mizan) gerekiyor mu?
Kullanıcılar: Yönetici, muhasebeci, yönetim firması personeli, denetçi ve sakinler neyi görmeli?
Devir: Yöneticiler sık değişiyor mu? Kayıtların kişiye değil yönetime ait kalması gerekir.
Mevcut veri: Geçmiş borç ve tahsilat kayıtlarınız hangi biçimde duruyor?

Seçenekler: tablo, masaüstü program, bulut yazılım

Konu	Tablo (Excel vb.)	Masaüstü program	Bulut yazılım
Başlangıç maliyeti	Genellikle düşük; lisans ve emek maliyeti vardır	Lisans veya satın alma bedeli; ürüne göre değişir	Genellikle abonelik
Birden çok kişinin erişimi	Paylaşımlı dosyayla mümkün; sürüm ve yetki takibi zorlaşabilir	Ürüne ve kuruluma bağlı (ağ sürümü olan var)	Genellikle tarayıcıdan, kullanıcı bazında
Sakin portalı, çevrim içi ödeme	Yok	Bazı ürünlerde ek modül veya web bileşeni olarak	Ürüne göre değişir; ödeme için çoğu zaman ayrı ödeme kuruluşu sözleşmesi gerekir
Banka bağlantısı	Ekstre elle işlenir	Ürüne göre değişir	Ürüne ve bankaya göre değişir; doğrudan bağlantı, ekstre yükleme veya elle giriş
Yedekleme	Sizin sorumluluğunuzda	Genellikle sizin sorumluluğunuzda	Genellikle sağlayıcıda; kapsamını sözleşmeden okuyun
Değişiklik geçmişi	Sınırlı (dosya sürümleri)	Ürüne göre değişir	Ürüne göre değişir

Tablolar küçük bir apartman için uzun süre yeterli olabilir; yazılımın fark yarattığı yer genellikle gecikme hesabı, çok kişili erişim, sakin iletişimi ve yönetici devridir. Hangi seçeneğin size uygun olduğunu tabloya değil, kendi ihtiyaç listenize göre belirleyin.

Ağırlıklı değerlendirme listesi

Yöntem: Her ölçüte ihtiyacınıza göre ağırlık verin (1 = az önemli, 3 = çok önemli). Her ürünü denedikten sonra her ölçütten puan verin (0 = yok, 1 = kısmen, 2 = tam). Ağırlık × puanları toplayın ve adayları birbiriyle karşılaştırın. Sabit bir geçme notu yoktur; bir ölçüt sizin için vazgeçilmezse (ör. çift taraflı muhasebe) o ölçütte 0 alan ürünü eleyin.

Ölçüt	Nasıl test edilir?	Küçük apartman için önerilen ağırlık	Büyük site / yönetim firması için
Aidat ve tahakkuk	Kendi dağıtım kuralınızla (eşit / arsa payı / kalem bazlı) bir ay tahakkuk yapın	3	3
Gecikme tazminatı	Kısmi ödemeli bir örneği elle hesapladığınız sonuçla karşılaştırın (hesap rehberi)	2	3
Banka kapsamı	Kullandığınız bankalar için doğrudan bağlantı mı, ekstre yükleme mi, elle giriş mi? Gelen havale kaydı kimin onayıyla hangi daireye işleniyor?	1	3
Muhasebe düzeni	İşletme defteri mi, çift taraflı kayıt mı; yevmiye, kebir, mizan çıktısı	1	3
Sakin erişimi ve ödeme	Sakin borcunu görebiliyor mu; kartla ödeme için hangi sözleşme ve komisyon gerekiyor?	2	3
Veri devri (içe aktarma)	Kendi dosyanızdan küçük bir parça aktarın; eşleşmeyen kayıtlar nasıl gösteriliyor, aktarım geri alınabiliyor mu?	2	3
Dışa aktarma ve çıkış	Rapor ve ekstreler hangi biçimlerde alınıyor; abonelik bitince veriler ne kadar süre, nasıl indirilebiliyor?	2	3
Yetki ve değişiklik geçmişi	Rol bazlı yetki, site bazlı ayrım, kim neyi ne zaman değiştirdi	1	3
Çoklu site	Tek hesaptan birden fazla site; siteler arası veri ayrımı	0	3
Toplam maliyet	Aşağıdaki kalemlerle bir yıllık maliyet	3	3
Destek ve kurulum	Kurulumda kim yardım ediyor; yanıt süresi ne?	2	2
Veri koruma (KVKK)	Veriler nerede tutuluyor, yurt dışına aktarılıyor mu, aydınlatma metni ve sözleşme var mı?	2	3

Toplam maliyeti hesaplayın

Aylık abonelik tek kalem değildir. Bir yıllık maliyete şunları ekleyin:

Abonelik (aylık / yıllık; KDV dahil mi?)
Veri taşıma veya kurulum hizmeti (varsa)
SMS paketi ve e-posta gönderim maliyetleri
Kartla ödemede ödeme kuruluşu komisyonu
Banka bağlantısı için bankanın talep edebileceği ücretler
Eğitim ve iç zaman (ilk ay paralel çalışma dahil)
Çıkış maliyeti: verilerinizi başka sisteme taşımak için gereken emek

Yazılımın kazandıracağı zamanı kendi ölçümünüzle tahmin edin: Geçen ay dekont işleme, borç hatırlatma ve mutabakat için kaç saat harcandığını not edin ve deneme sırasında aynı işlerin ne kadar sürdüğüyle karşılaştırın.

Özel teklif olumsuz bir işaret değildir. Büyük portföylerde fiyat genellikle bölüm sayısı, kurulum ve destek ihtiyacına göre konuşulur. Önemli olan, teklifin hangi kalemleri kapsadığının yazılı olmasıdır. (Yonevo'da da 2.000'i aşan bağımsız bölüm için özel teklif verilir.)

Veri koruma soruları

Sakin listesi ad-soyad, telefon, e-posta ve borç bilgisi gibi kişisel veriler içerir. Bu verilerin işlenmesinden site yönetimi de sorumludur. Sağlayıcıya şunları sorun:

Veriler hangi ülkede tutuluyor; yurt dışına aktarım var mı, varsa hangi hizmetler için (KVKK m.9)?
Bağlantılar şifreli mi (TLS), rol bazlı yetki ve iki adımlı doğrulama var mı?
Değişiklik geçmişi tutuluyor mu, kim erişebiliyor?
Abonelik bitince veriler ne kadar süre saklanıyor ve nasıl siliniyor?

Yöneticinin yükümlülükleri için yönetici görevleri rehberine bakın.

Geçiş: dört adım

Paralel dönem: Eski yöntemle yeni sistemi en az bir tahakkuk dönemi birlikte yürütün.
Açılış bakiyelerini doğrulayın: Her bölümün devreden borç veya alacağını eski kayıtlarla karşılaştırın; tutmayanları listeleyin.
Sakinleri bilgilendirin: Yeni ödeme yolunu ve portal erişimini duyurun.
Eski kayıtları arşivleyin: Mutabakat tamamlandıktan sonra eski kayıtları okunabilir biçimde saklayın; eski yöntemi ancak o zaman bırakın.

Yonevo'yu bu listeyle değerlendirirken

Banka: Desteklenen bankalarda hesap hareketleri salt okunur bağlantıyla çekilir; hangi bankaların desteklendiği ürün içinde görünür. Hareketler banka defterine işlenir; tahsilatın hangi bağımsız bölüme yazılacağını siz belirlersiniz, otomatik daire eşleştirmesi yoktur.
Veri devri: Önceki programınızdan aldığınız dosyalar eşleştirme ve doğrulama adımlarından geçirilerek aktarılır; bir aktarım partisi, 24 saat içinde ve aktarılan kayıtlara bağlı yeni bir hareket girilmemişse geri alınabilir.
Muhasebe: İşletme Defteri veya Bilanço Modu (çift taraflı kayıt).
Dışa aktarma: Raporlar ve ekstreler PDF ve Excel olarak alınır; tüm veriyi tek seferde dışa aktaran bir paket yoktur.
Fiyat: Bağımsız bölüm sayısına göre hesaplanır; 2.000 üzeri için özel teklif (fiyatlandırma).

Kaynaklar

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, m.9 (yurt dışına aktarım)